Susan: “Onze rol is het ontzorgen van de klant. Wij halen heel veel uitzoekwerk weg bij de opleiding. De puzzel van het samenstellen van een panel lijkt soms heel eenvoudig, maar is behoorlijk complex door alle expertises die in het panel vertegenwoordigd moeten zijn en die expertise moet ook nog voortkomen uit recente activiteiten. Verder moeten we rekening houden met de visitatiegroep waar een opleiding deel van uitmaakt. Iedere opleiding heeft zo zijn eigen voorkeuren voor wie zij in het panel wil hebben en tegelijkertijd stelt de NVAO verplicht dat er personele overlap is tussen de panels in de visitatiegroep. Dat is soms best complex.” 

Susan en Arenne kijken heel gedetailleerd naar de deskundigheden van beoogde panelleden. Susan:  “Toen ik net begon, is het wel eens voorgevallen dat ik panelleden zocht voor de beoordeling van een Associate degree-opleiding en dat de onderwijsdeskundigheid van de panelleden alleen bacheloronderwijs betrof. Dan krijg je de aanvraag echt terug van de NVAO, want er moet ten minste één persoon in het panel zitten die ervaring inbrengt op hetzelfde niveau [Ad, bachelor, master, red.] en dezelfde oriëntatie [hbo of wo, red.]. Eigenlijk logisch natuurlijk. Zo’n situatie komt één keer voor en daar leer je vervolgens van. Eén keer en nooit weer.”

“We hebben ook goed contact met de andere evaluatiebureaus”, vertelt Susan. “De lijnen zijn kort en de afstemming verloopt prettig. Ook als twee onderwijsinstellingen, die beide een andere evaluatiebureau hebben ingehuurd, het moeilijk vinden om consensus te bereiken over de overlap dan komt het uiteindelijk toch altijd goed. We streven allemaal naar hetzelfde, namelijk een kwalitatief sterk panel, waar de opleiding echt iets aan heeft en dat voldoet aan de eisen van de NVAO. Want het akkoord van de NVAO is voorwaardelijk om überhaupt de audit plaats te laten vinden.”

Wij halen heel veel uitzoekwerk weg bij de opleiding.

“Het is me ook wel gebeurd dat twee opleidingen, die beide voor Hobéon hadden gekozen, het niet eens werden over de overlap. De kleuring van beide opleidingen was wezenlijk anders, waardoor ze de voorkeur hadden voor andere panelleden. En daarnaast gaf de ene opleiding de voorkeur aan een inhoudelijk voorzitter, en de andere aan een technisch voorzitter. De één kon zich niet vinden in de panelleden die door de ander waren voorgedragen en andersom. Om toch tot een doorbraak te komen, heb ik zelf een aantal profielen aan de beide opleidingen voorgelegd. Ik had deze potentiële panelleden zelf opgezocht en nogmaals het belang benadrukt van de overlap. Uiteindelijk heeft de inzet van iemand met een ‘neutraal’ profiel, niet voorgedragen door één van de twee opleidingen, gezorgd voor de doorbraak. Het geeft voldoening als je op zo’n manier toch tot consensus komt.” 

Uitdaging

“Iedere panelsamenstelling is weer een uitdaging, maar je hebt er altijd één die er bovenuit steekt. De ingewikkeldste panelsamenstelling die ik tot nu toe heb gedaan is die voor een hogeschool die de visitatie van twee opleidingen wilde combineren. Dat komt wel vaker voor. Maar in dit geval betrof het twee opleidingen die beide in een andere visitatiegroep waren ingedeeld. Dan moet je dus rekening houden met overlap binnen twee visitatiegroepen. Dat was wel echt ingewikkeld. Maar ik hou van een uitdaging en ik vond het wel heel erg leuk om dit uit te puzzelen. Het panel werd in één keer goedgekeurd door de NVAO. Nou, ik kan je zeggen, dan ben ik wel echt heel trots en is de voldoende groot." 

Stress

Susan krijgt veel energie van ingewikkelde vraagstukken. “Ik laat graag mijn hersens kraken om te doorgronden hoe iets in elkaar zit. Stress heb ik niet zo snel. Alleen als het lang duurt voordat er een panelbesluit komt en het is dan niet akkoord, dan kan ik soms wel stress ervaren. Gelukkig werken we behoorlijk ver vooruit en proberen we de panelaanvraag ruim voor de deadline in te dienen. Planning en timing zijn ontzettend belangrijk in het werk van een panelsamensteller.”

“Tegelijkertijd zie ik het ook wel weer als een uitdaging wanneer een panelsamenstelling heel snel moet gebeuren. Bijvoorbeeld omdat de opleiding was vergeten dat de accreditatiedatum eraan komt. Dat gebeurt weleens een enkele keer. Het is leuk als je na zo’n succesvolle panelaanvraag nog even contact met de onderwijsinstelling hebt, en voelt dat je het samen geflikt hebt. Dat geeft een goed gevoel.”

Tips

Vanuit haar ervaring wil Susan een tip meegeven aan opleidingen die aan de slag gaan met de panelsamenstelling. Susan: “Bij grote voorkeur start de panelsamenstelling in het landelijk overleg. Als men aan die tafel  met elkaar de intentie heeft om het met elkaar voor elkaar te krijgen, en er een goede groslijst op tafel ligt, dan is dat een hele fijne uitgangspositie. Daar start het eigenlijk allemaal mee. Dus zorg dat er in het landelijk overleg goed en constructief met elkaar wordt gesproken over de panelsamenstelling en houd dat gezamenlijke doel voor ogen.” Susan vervolgt: “Panels bestaan vaak uit een voorzitter, twee panelleden en een studentlid. Met elkaar moeten zij alle deskundigheidsvereisten afdekken [expertise op het gebied van vakinhoud, onderwijs, toetsing, werkveld, visitatie, internationale onderwijsdeskundigheid, en studentgebonden expertise, red.]. Het is daarom raadzaam om te zoeken naar experts die in één keer meerdere deskundigheden afdekken. Denk bijvoorbeeld aan een docent die tevens werkzaam is in het werkveld, les geeft aan een buitenlandse instelling of lid is van de examencommissie.” 

Onafhankelijkheid 

“Wat er is gebeurd met de inzet van de heer Dochy, mag nooit meer gebeuren. Tegelijkertijd is het onderwijs een klein wereldje. Mensen komen elkaar tegen. We lopen er inmiddels wel tegenaan dat  panelleden die in de afgelopen vijf jaar hebben deelgenomen aan een midterm evaluatie niet ook mogen worden ingezet bij de opleidingsbeoordeling. Met de nieuwe onafhankelijkheidsverklaring van de NVAO hebben we dat nu heel snel in beeld. In dat opzicht helpt de uitbreiding van de verklaring ons om dat snel op het netvlies te hebben. Door de vraagstelling in het formulier moeten panelleden nog bewuster nadenken over hun onafhankelijkheid. Dat zorgt ervoor dat we in een vroeg stadium kunnen vaststellen of iemand voldoet aan de feitelijke, gevoelde en gepercipieerde onafhankelijkheid. Dat deden we al en we waren ons hier al heel erg bewust van, maar nu staat het er nog duidelijker. Tegelijkertijd hopen we dat dit niet betekent dat de NVAO over alles wat wordt ingevuld vragen gaat stellen. . We merken dat panelleden soms dreigen af te haken omdat wij zo veel informatie van hen nodig hebben en/of er vanuit de NVAO zoveel aanvullende vragen komen over hun deskundigheid en onafhankelijkheid dat ze het gevoel hebben dat er wordt getwijfeld aan hun professionaliteit. Dat is ook niet de richting die we op willen, denk ik. De nieuwe onafhankelijkheidsverklaring moet vanaf 1 januari 2024 verplicht worden gebruikt, dus ik ben benieuwd wat er dan gaat gebeuren.”