Als gevolg van de coronacrisis is het sinds enige tijd moeilijk tot onmogelijk om fysieke audits uit te voeren. Hobéon heeft echter in de afgelopen maand al enkele audits online uitgevoerd, waaronder bij een hbo-opleiding voor schoolleider, een archeologiebureau en een EVC-centrum. Ook hebben we een hbo-opleiding online doorgelicht bij wijze van midterm review. Onze eerste ervaringen daarmee zijn positief. Onze belangrijkste conclusie is dat we ook in een online audit de kwaliteit van een opleiding of organisatie goed kunnen beoordelen. 

Voorbereiding

Door een goede voorbereiding en grote focus op de relevante vragen voor de beoordeling en de beantwoording daarvan, verliepen de audits effectief en wellicht zelfs effectiever. Zowel de leden van de auditteams als onze relaties/de auditees waren aan het einde van de audits heel tevreden over de kwaliteit van de gesprekken.
Op het moment dat de gespreksgroep groter was dan vijf personen misten we soms wel de onderlinge blikken (het non- verbale deel) en onze observaties in de ‘wandelgangen’. Maar in de praktijk bleek dat zodra iemand startte met spreken hij/zij ook in beeld kwam. Dat maakte het voldoende ‘levendig’. Ook moest de voorzitter van het auditteam iets vaker dan anders met woorden uitdrukken wat hij/zij anders non-verbaal doet, zoals ‘dank je wel voor je toelichting op deze vraag of bedankt voor je bijdrage aan dit gesprek’. Verder moest de voorzitter iets vaker dan gebruikelijk aangeven wie aan zet is, omdat de leden van het auditteam en de auditees elkaar niet altijd konden aankijken. Maar op het moment dat er twee of meerdere personen tegelijk iets wilden vragen of zeggen, gaf men elkaar ook gemakkelijk het woord.

Praktische zaken

Een goede audit valt of staat met een goede voorbereiding; of het nu gaat om een fysieke audit of een audit online. Met onze relaties hebben we vooraf een aantal praktische zaken afgestemd zoals het aanmaken van de verschillende online gespreksgroepen, het tijdig uitnodigen van alle gesprekspartners voor het gesprek op de ingeplande tijd in het auditprogramma en afspraken gemaakt over o.a. het zorgen voor een stabiele internetverbinding om de digitale conferentiesoftware te faciliteren, het inschakelen van de camera en de microfoon aan of uit. Wij hebben bij de online audits tot nu toe gebruik gemaakt van Microsoft Teams, waarin het heel eenvoudig is verschillende online groepen aan te maken. Ook met Zoom hebben we inmiddels positieve ervaringen opgedaan.

Proefsessie

Daar waar nodig/gewenst kon een ‘proefsessies’ worden gehouden, zodat alle betrokkenen tijdens de audit zelf optimaal konden participeren. Bij de audit bij het Archeologiebedrijf is dit ook gebeurd. Bij de audit bij de hbo-opleiding en het EVC-centrum bleken alle betrokkenen al goed op de hoogte van het online gesprekken voeren en was oefenen niet nodig. Immers, heel Nederland is inmiddels online aan het vergaderen.
Voor de leden van het auditteam was het belangrijk dat zij elkaar al vóór de auditdag in een ‘eigen’ online groep hadden gezien en samen hadden ‘geoefend’. Het auditteam heeft in deze sessies – dus aan de voorkant - de gesprekken goed voorgestructureerd en taken verdeeld: wie doet/vraagt wat aan welke auditee(s); dus weten van elkaar welke onderwerpen er wanneer besproken worden.
Het hebben van deze ‘eigen’ online-groep was ook belangrijk voor het intern overleg tussen de verschillende gesprekken door tijdens de audits. Daarin kon het auditteam terugblikken op het verloop en de kwaliteit van het auditproces en afspraken maken over wat er in een volgend overleg in elk geval ook nog aan de orde moest komen. Daarmee leek het proces sterk op een fysieke audit, waarin we de pauzes ook altijd benutten voor intern beraad.
We hebben ook ervaren dat het belangrijk is om tussentijds ontspanningsmomenten in te bouwen voor alle betrokken: een moment om koffie of thee te halen, te lunchen en even de benen te strekken. 

Voor de leden van het auditteam was het belangrijk dat zij elkaar al voor de auditdag in een ‘eigen’ online groep hadden gezien en samen hadden ‘geoefend’.

Beoordelen van documenten online

Een ander belangrijk ervaringspunt is dat het auditteam zoveel als mogelijk vooraf al inzage heeft gehad in de onderliggende stukken. Het nog moeten bekijken van stukken tijdens de audit zelf kan een (te) grote tijdsdruk opleveren. Daar waar er tijdens een audit toch nog stukken ingezien moesten worden, bleek het belangrijk dat alle betrokkenen wisten hoe zij documenten met elkaar konden delen op het scherm. De ervaring die we hiermee opdeden was positief. Bij de archeologieaudit leverde dit zelfs meer gemak op, doordat de auditor niet over de schouder van een gesprekspartner heen hoefde te kijken op de computer. Het beoordelen van documenten online verliep sneller en efficiënter. Wel hebben we gemerkt dat het even tijd kost voor de leden van het auditteam en de auditees weer terug waren in de gespreksomgeving.

Al met al leverde het online auditen voor alle betrokkenen een bijzondere en waardevolle ervaring op. Mogelijk dat we in de toekomst nog meer hybride vormen van audits uitproberen, met een gedeelte fysiek en een gedeelte online, bijvoorbeeld kleine gesprekken fysiek, terugkoppeling voor veel mensen online.

Kortom: online auditen is inderdaad goed mogelijk!